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第三者(法人)が戸籍謄抄本等を窓口で交付請求する場合

戸籍謄抄本等の窓口における交付請求(法人)について

第三者(本人等以外)の方が交付請求できる場合は「自己(交付請求者)の権利の行使や義務を履行する必要があるとき」、「国または地方公共団体の機関に提出する必要があるとき」、「戸籍等の記載事項を利用する正当な理由があるとき」に限られます。小松島市では、個人情報保護のため法人各位からの戸籍謄本等の窓口における交付請求については、戸籍法に基づき下記のように取り扱っております。ご理解・ご協力をお願い申し上げます。

なお、住民票の写し等の交付請求につきましては、第三者(法人)が住民票の写し等を窓口で交付請求する場合をご覧ください。

交付請求書への記載事項

交付請求書に次の事項(1)から(6)をご記入ください。

(1)交付請求年月日

(2)交付請求者

「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」に登記されている法人の所在地、法人名、代表者または支配人の氏名、押印(※押印していただく印は、代表取締役印、社印、代表取締役の私印、支店長印など)、電話番号

(3)必要な戸籍の本籍・筆頭者、交付請求の対象となる方の氏名

(4)必要な戸籍の種類、通数

(5)交付請求理由

交付請求理由は具体的に記入してください。交付請求理由を確認するための資料が必要となりますので、ご持参ください。(請求理由が不当と思われるときや根拠となる書類が無い場合は、交付できない場合がございますのでご了承ください。)

ア.自己(交付請求者)の権利の行使や義務を履行する必要があるとき

【交付請求理由の記入事項】

  • 権利または義務が発生する原因となった具体的な事実

  • 権利または義務の内容の概要

  • 戸籍等の記載事項を確認する必要性

イ.国または地方公共団体の機関に提出する必要があるとき

【交付請求理由の記入事項】

  • 戸籍等を提出すべき国または地方公共団体の機関の名称

  • 提出を必要とする具体的な理由

ウ.戸籍等の記載事項を利用する正当な理由があるとき

【請求理由の記入事項】

  • 戸籍等の記載事項を利用する具体的な目的

  • 戸籍等の記載事項を利用する具体的な方法

  • 戸籍等の記載事項を利用する必要があることの具体的な理由

(6)現に請求の任に当たっている者(窓口に来ている方)の氏名等

請求に必要な書類

事実確認のための疎明資料

1. 契約書の写し等、交付請求の対象となる方と法人等の間に関係が発生していることが確認できる書類

契約者の自署または記名押印のあるもの
上記がない場合はその理由を明記し、契約内容が確認できる書類に「契約内容と相違ない」旨を記載し、法人名・代表者名を明記し、社印を押印してください。
契約時の法人名等が、吸収合併等により変更している場合や所在地が変更となっている場合は、その旨が確認できる書類等の写し(登記簿謄本の場合は原本を提示してください)。
委託契約などしている場合は、契約時の法人から交付請求者に権限が移っていることがわかる契約書等の写し(委任状の場合は原本を提出してください。(※(注1)法人から法人への委任の場合を参照。)

2. 相続人特定の場合で、小松島市の戸籍で相続人であることが判明しない場合は相続人であることがわかる資料等

 例)先順位の相続人の死亡がわかる戸籍の写し、先順位の相続人の相続放棄がわかるもの等

窓口に来庁する方の本人確認書類

原則として、顔写真が貼付された官公署発行のものです。

(例)個人番号カード、自動車運転免許証、旅券(パスポート)、写真付き住民基本台帳カード、その他官公署が発行した免許証・許可証・資格証明書で本人の顔写真が貼付されたもの

※本人確認書類が、健康保険証など顔写真付きでない場合や、法人が発行した身分証明書等の場合には、本人確認書類を複数提示していただきます。

権限を確認する書類

(1)代表者が交付請求に来庁するとき

  1. 代表者の資格を証する書面 法務局発行の「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書(※交付請求した代表者の記載があり、発行後3か月以内の原本に限ります。)【提出(注1)

(2)支配人が交付請求に来所するとき

  1. 支配人の資格を証する書面
    法務局発行の「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」(※交付請求した支配人の記載があり、発行後3か月以内の原本に限ります。)【提出(注1)

(3)従業員が交付請求に来所するとき

  1. 代表者または支配人の資格を証する書面
    法務局発行の「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」(※委任した代表者または支配人の記載があり、発行後3か月以内の原本に限ります。)【提出(注1)
  2. 従業員に戸籍の交付請求をする権限が付与されていることを証する書類
    代表者もしくは支配人が作成した委任状(原本)【提出】または社員証【提示】など

(注1)

「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」

上記の証明書については、原本還付することができます。原本還付をご希望の場合は、同証明書の原本、及び原本と相違ない旨を記載した謄本を添付してください。

 
【代表者事項証明書等の謄本記載例】

原本のコピーに下記の事項を記載して、原本と一緒に提出してください

 

法人から法人への委任の場合は、委任者および受任者の「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」が必要となります。(※委任状は原本であることが必要)

例)法人Aから法人Bへ委任した場合

法人Aの「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」及び法人Bの「代表者事項全部(一部)証明書」または「履歴(現在)事項全部(一部)証明書」(※委任状(原本)に還付を請求する権限がある旨の記載がないときは、受任者に原本を還付することができませんのでご留意ください。)

 

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